Сегодня цифровизация становится неотъемлемой частью бизнес-процессов, но некоторые предприниматели все еще с опаской относятся к идее перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО). В этой статье мы разберемся, какие страхи останавливают руководителей и насколько они обоснованы
Многие опасаются, что злоумышленники могут получить доступ к электронной подписи и использовать ее в своих целях. Например, оформить кредит или совершить другие незаконные действия.
На самом деле, КЭДО оснащено надежными механизмами шифрования. Чтобы поставить подпись, необходимо каждый раз проходить аутентификацию, например, вводить пароль, пин-код или настроить идентификацию по лицу, что делает электронную подпись не менее безопасной, чем онлайн-оплата банковскими картами. Вдобавок, электронная подпись работает исключительно в раках КЭДО, ей нельзя утвердить какие-либо сделки
Существует опасение, что при случайном нажатии на кнопку или во время сбоя системы может быть поставлена подпись. В таком случае будет сложно доказать, что документ подписан неосознанно.
На практике для постановки подписи требуется совершить несколько действий: открыть документ, кликнуть «Подписать» и ввести пароль. Случайное нажатие на кнопку возможно, но правильное введение пароля — крайне маловероятно
Еще один распространенный страх — сокращение рабочих мест в связи с автоматизацией процессов. Некоторые сотрудники боятся, что после внедрения КЭДО их должности станут ненужными. На самом деле, автоматизация рутинных задач позволяет перераспределить ресурсы и направить усилия на более творческие и стратегические аспекты работы. HR-специалисты могут сосредоточиться на развитии персонала, проведении тимбилдингов и улучшении процессов подбора и найма сотрудников
Некоторые сомневаются в юридической силе электронной подписи. Возникает вопрос: можно ли отменить электронную подпись или она может не отображаться?
Электронная подпись является аналогом реальной подписи и имеет такую же юридическую силу. Ее нельзя отменить или убрать. Если подпись поставлена, документ считается заверенным. Даже простая электронная подпись (ПЭП) оставляет следы, которые можно использовать для доказательства факта подписания. Кроме того, 1С:КЭДО предоставляет усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП), что сводит риск к минимуму
Наконец, некоторые предприниматели сомневаются в долгосрочной перспективе КЭДО. Однако КЭДО и удаленная работа стали неотъемлемой частью современных реалий бизнеса. Более того, в ближайшем будущем правительство может рассмотреть обязательный переход на КЭДО для всех организаций.
Перевод документов в цифру — это не просто возможность, но и необходимость для современных компаний. Внедрение КЭДО позволяет оптимизировать процессы, сократить время на рутинные задачи и повысить эффективность работы
